Von der Gefährdungsanalyse bis zum Abbau – die wichtigsten Schritte, damit Ihr Fest sicher und entspannt über die Bühne geht. Mit kostenloser Checkliste.
Ein Vereinsfest lebt von guter Stimmung – und die gibt es nur, wenn sich Gäste, Helfer und Anwohner sicher fühlen. Je früher Sie die Sicherheit mitdenken, desto weniger Stress haben Sie am Veranstaltungstag. Hier sind die wichtigsten Schritte.
1. Früh mit der Planung beginnen
Größere Feste müssen in der Regel bei der Gemeinde oder Verbandsgemeinde angezeigt oder genehmigt werden – etwa wegen Ausschank, Musik, Straßensperrungen oder Aufbauten. Klären Sie mindestens zwei bis drei Monate vorher, welche Unterlagen benötigt werden. Bei großen Veranstaltungen kann die Behörde ein schriftliches Sicherheitskonzept verlangen.
2. Risiken realistisch einschätzen
Stellen Sie sich ein paar einfache Fragen:
- Wie viele Besucher erwarten Sie – zur Spitzenzeit, nicht im Tagesdurchschnitt?
- Wird Alkohol ausgeschenkt? Bis wann?
- Gibt es Engstellen, Treppen, Bühnen oder Fahrgeschäfte?
- Wie sind Zufahrten für Rettungsdienst und Feuerwehr?
- Was passiert bei Unwetter?
Aus den Antworten ergibt sich, wo Sie Personal brauchen und welche Abläufe Sie vorab festlegen sollten. Eine erste Orientierung zum Personalbedarf gibt unser Personalrechner.
3. Wege, Ausgänge und Rettungswege freihalten
Rettungswege und Notausgänge müssen jederzeit frei und gekennzeichnet sein – auch wenn spontan noch ein Stand dazukommt. Legen Sie einen Lageplan an, auf dem Eingänge, Ausgänge, Sanitätsposten, Feuerlöscher und Sammelplätze eingezeichnet sind, und geben Sie ihn allen Helfern.
4. Ordnerdienst richtig einsetzen
Ehrenamtliche Helfer sind das Herz jedes Vereinsfests. Für Einlass, Kontrollen und den Umgang mit schwierigen Situationen sind geschulte Kräfte aber oft die bessere Wahl: Sie bleiben ruhig, deeskalieren und kennen die rechtlichen Grenzen. Viele Vereine kombinieren deshalb eigene Helfer für Service und Ausschank mit einem professionellen Ordnerdienst für Einlass und Sicherheit.
5. Kommunikation festlegen
Wer entscheidet im Ernstfall? Benennen Sie eine verantwortliche Person, tauschen Sie Handynummern aus und vereinbaren Sie klare Meldewege – zum Beispiel per Funk oder Messenger-Gruppe. Der Sanitätsdienst und der Sicherheitsdienst sollten wissen, wer der Ansprechpartner des Veranstalters ist.
6. An das Danach denken
Nach dem letzten Gast ist vor dem Abbau: Planen Sie Personal für Abbau, Müllentsorgung und Reinigung ein. Gerade auf öffentlichen Plätzen erwartet die Gemeinde, dass am nächsten Morgen alles wieder sauber ist. Mehr dazu in unserem Beitrag Reinigung nach Veranstaltungen.
Unsere Checkliste zum Abhaken
Alle Punkte kompakt zum Abhaken und Ausdrucken finden Sie in unserer kostenlosen Checkliste für Veranstalter.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Auflagen für Ihre Veranstaltung gelten, legt die zuständige Behörde fest.
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